Zasady przetwarzania danych osobowych

Spółka Protocycles s.r.o., z siedzibą przy Družstevní 248, Čekanice, 390 02 Tábor, Republika Czeska, numer identyfikacyjny IČO: 01488422, numer identyfikacji podatkowej DIČ: CZ01488422, wpisana do Rejestru Handlowego prowadzonego przez Sąd Krajowy w Czeskich Budziejowicach (Krajský soud v Českých Budějovicích), dział C, wkładka 21667, zwana dalej „Administratorem”, niniejszym informuje o zasadach przetwarzania danych osobowych klientów oraz użytkowników sklepu internetowego Protocycles.

Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), stosowanym od 25 maja 2018 r., oraz właściwymi przepisami prawa Republiki Czeskiej i Unii Europejskiej.

Administratorem danych osobowych jest:

Protocycles s.r.o.
Družstevní 248, Čekanice
390 02 Tábor
Republika Czeska

IČO: 01488422
DIČ: CZ01488422
E-mail: info@protocycles.com
Telefon: +420 774 074 573

Kontakt w języku polskim: piotr@protocycles.com

1. Dane osobowe

Administrator może przetwarzać następujące dane osobowe klientów i użytkowników sklepu internetowego:

• Imię i nazwisko.

• Adres zamieszkania, adres korespondencyjny i adres dostawy.

• Numer telefonu.

• Adres e-mail.

• Dane dotyczące zamówień, zakupionych produktów, płatności, dostaw, zwrotów i reklamacji.

• Dane niezbędne do wystawienia faktur i innych dokumentów księgowych.

• W przypadku przedsiębiorców: nazwa firmy, adres siedziby, numer identyfikacyjny IČO, NIP, numer VAT UE oraz dane osób kontaktowych.

• Dane konta klienta, w tym historia zamówień i informacje związane z korzystaniem z konta.

• Dane techniczne związane z korzystaniem ze strony internetowej, w zakresie wynikającym ze stosowanych technologii i plików cookies.

Administrator przetwarza wyłącznie dane osobowe niezbędne do realizacji określonych celów, zgodnie z zasadą minimalizacji danych.

2. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe są przetwarzane w następujących celach:

Realizacja zamówień i umów sprzedaży

Administrator przetwarza dane osobowe w celu przyjmowania i realizacji zamówień, kontaktowania się z klientami, obsługi płatności, organizacji dostaw oraz wykonywania obowiązków wynikających z zawartych umów.

Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli niezbędność przetwarzania do wykonania umowy lub podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed jej zawarciem.

Wypełnianie obowiązków prawnych

Dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych, konsumenckich oraz innych obowiązujących przepisów prawa.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Obsługa reklamacji, zwrotów i dochodzenie roszczeń

Administrator może przetwarzać dane w celu rozpatrywania reklamacji, realizacji uprawnień klientów, rozwiązywania sporów oraz ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Podstawą prawną jest odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO, w zależności od charakteru sprawy.

Kontakt z klientami i obsługa zapytań

Dane przekazane podczas kontaktu telefonicznego, mailowego lub za pośrednictwem formularzy internetowych mogą być wykorzystywane do udzielania odpowiedzi, przygotowywania ofert i prowadzenia korespondencji handlowej.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO, zależnie od celu kontaktu.

Prowadzenie kont klientów

Jeżeli sklep umożliwia zakładanie kont użytkowników, Administrator przetwarza dane niezbędne do prowadzenia tych kont, udostępniania historii zamówień i korzystania z funkcji sklepu.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Marketing i komunikacja handlowa

Administrator może przetwarzać dane osobowe w celu prowadzenia działań marketingowych i informowania klientów o produktach, nowościach oraz ofertach handlowych.

Podstawą prawną przetwarzania może być art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora, lub art. 6 ust. 1 lit. a RODO, jeżeli dla określonych działań pozyskano zgodę.

Przesyłanie informacji handlowych drogą elektroniczną odbywa się z uwzględnieniem dodatkowych wymagań dotyczących komunikacji marketingowej, w tym obowiązku uzyskania zgody tam, gdzie wymagają tego przepisy.

3. Odbiorcy danych osobowych

W celu prawidłowego funkcjonowania sklepu internetowego oraz realizacji zamówień Administrator może przekazywać dane osobowe podmiotom współpracującym, w szczególności:

• Firmom kurierskim, transportowym i operatorom logistycznym odpowiedzialnym za dostarczanie zamówień.

• Operatorom płatności elektronicznych oraz instytucjom bankowym obsługującym płatności.

• Dostawcom usług hostingowych, serwerowych oraz administratorom infrastruktury informatycznej.

• Dostawcom oprogramowania sklepu internetowego oraz usług technicznych związanych z jego utrzymaniem.

• Dostawcom systemów księgowych, fakturowych i magazynowych.

• Podmiotom świadczącym usługi księgowe, podatkowe i prawne.

• Dostawcom usług poczty elektronicznej oraz systemów obsługi korespondencji.

• Dostawcom narzędzi marketingowych, analitycznych i systemów mailingowych, jeżeli Administrator korzysta z takich usług.

Dane osobowe przekazywane są wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów.

Podmioty przetwarzające dane osobowe w imieniu Administratora są zobowiązane do zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych, zgodnie z art. 28 RODO.

W przypadkach przewidzianych przepisami prawa dane osobowe mogą być udostępniane uprawnionym organom administracji publicznej, organom podatkowym, sądom oraz organom ścigania.

Administrator nie udostępnia danych osobowych osobom nieuprawnionym.

4. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Administrator może korzystać z usług dostawców technologicznych, których infrastruktura informatyczna znajduje się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG).

Jeżeli w związku z korzystaniem z takich usług dochodzi do przekazywania danych osobowych do państw trzecich, Administrator zapewnia stosowanie odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przez RODO.

Podstawę przekazania danych mogą stanowić w szczególności decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony danych lub standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską.

Informacje o stosowanych zabezpieczeniach można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

5. Obowiązek podania danych osobowych

Podanie danych osobowych niezbędnych do zawarcia i realizacji umowy sprzedaży jest warunkiem prawidłowego złożenia i wykonania zamówienia.

Niepodanie wymaganych danych może uniemożliwić realizację zakupu, wystawienie dokumentu sprzedaży lub dostarczenie zamówionych produktów.

Podanie danych wykorzystywanych wyłącznie do celów marketingowych jest dobrowolne, a odmowa ich przekazania nie wpływa na możliwość dokonania zakupów.

6. Okres przechowywania danych osobowych

Administrator przechowuje dane osobowe wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zgromadzone.

Dane związane z realizacją zamówień i zawartych umów są przechowywane przez okres niezbędny do wykonania umowy, realizacji obowiązków posprzedażowych oraz ewentualnego dochodzenia lub obrony roszczeń.

Dokumentacja księgowa i podatkowa jest przechowywana przez okres wymagany przez obowiązujące przepisy prawa Republiki Czeskiej.

Dane związane z reklamacjami i zwrotami są przechowywane przez czas niezbędny do zakończenia postępowania oraz przez odpowiedni okres przedawnienia roszczeń.

Dane przetwarzane na podstawie zgody są przechowywane do czasu jej wycofania lub ustania celu przetwarzania, chyba że istnieje inna zgodna z prawem podstawa dalszego przechowywania danych.

Dane wykorzystywane do celów marketingowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora są przetwarzane do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu lub ustania celu przetwarzania.

Po upływie odpowiedniego okresu dane osobowe są usuwane lub anonimizowane, chyba że przepisy prawa wymagają ich dalszego przechowywania.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Zgodnie z przepisami RODO każdej osobie, której dane osobowe są przetwarzane przez Administratora, przysługują następujące prawa:

1. Prawo dostępu do danych osobowych

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo uzyskać potwierdzenie, czy Administrator przetwarza jej dane osobowe.

Jeżeli dane są przetwarzane, może uzyskać dostęp do nich oraz informacje dotyczące celów przetwarzania, kategorii danych, odbiorców, okresów przechowywania oraz przysługujących jej praw.

2. Prawo do sprostowania danych

Każda osoba ma prawo żądać niezwłocznego poprawienia nieprawidłowych danych osobowych oraz uzupełnienia danych niekompletnych.

3. Prawo do usunięcia danych

Osoba, której dane dotyczą, może żądać usunięcia swoich danych osobowych, jeżeli zachodzą przesłanki przewidziane w art. 17 RODO.

Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy dane nie są już niezbędne do realizacji celu, w którym zostały zebrane, zgoda stanowiąca podstawę przetwarzania została wycofana lub dane były przetwarzane niezgodnie z prawem.

Prawo do usunięcia danych nie ma charakteru bezwzględnego i może podlegać ograniczeniom wynikającym z obowiązujących przepisów prawa, w szczególności przepisów podatkowych i rachunkowych.

4. Prawo do ograniczenia przetwarzania

Osoba, której dane dotyczą, może zażądać ograniczenia ich przetwarzania w przypadkach przewidzianych w art. 18 RODO, między innymi w razie zakwestionowania prawidłowości danych lub konieczności ich zachowania w celu dochodzenia roszczeń.

5. Prawo do przenoszenia danych

W przypadkach określonych w art. 20 RODO osoba, której dane dotyczą, ma prawo otrzymać swoje dane osobowe w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przekazać je innemu administratorowi.

Jeżeli jest to technicznie możliwe, może również zażądać bezpośredniego przekazania danych pomiędzy administratorami.

6. Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją.

W przypadku przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego sprzeciw może zostać wniesiony w dowolnym momencie, a Administrator zaprzestaje przetwarzania danych w tym celu.

7. Prawo do wycofania zgody

Jeżeli dane osobowe są przetwarzane na podstawie zgody, osoba, której dane dotyczą, może ją wycofać w dowolnym momencie.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

8. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego

Każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo złożyć skargę do właściwego organu nadzorczego, jeżeli uważa, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO.

Właściwym organem nadzorczym dla Administratora mającego siedzibę w Republice Czeskiej jest:

Úřad pro ochranu osobních údajů
(Urząd Ochrony Danych Osobowych Republiki Czeskiej)

Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
Republika Czeska

E-mail: posta@uoou.gov.cz
Telefon: +420 234 665 111

Osoby przebywające w Polsce mogą również zwrócić się do polskiego organu nadzorczego:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stanisława Moniuszki 1A
00-014 Warszawa
Polska

8. Bezpieczeństwo danych osobowych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych.

Środki te mają na celu ochronę danych przed nieuprawnionym dostępem, przypadkową utratą, zniszczeniem, zmianą oraz nieuprawnionym ujawnieniem.

Dostęp do danych osobowych otrzymują wyłącznie osoby upoważnione, w zakresie niezbędnym do wykonywania powierzonych im obowiązków.

Administrator zobowiązuje się do zachowania poufności danych osobowych oraz stosowania zasad ochrony danych wynikających z obowiązujących przepisów prawa.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

W ramach standardowej realizacji zamówień Administrator nie podejmuje wobec klientów decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych osobowych, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

Jeżeli Administrator wykorzystuje narzędzia analityczne lub marketingowe służące do profilowania użytkowników, informacje o ich działaniu i podstawach prawnych przetwarzania danych powinny zostać przedstawione w odpowiednich informacjach dotyczących prywatności oraz plików cookies.

10. Pliki cookies

Strony internetowe Protocycles mogą wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie niezbędne do prawidłowego funkcjonowania sklepu internetowego, utrzymywania sesji użytkowników i obsługi koszyka zakupowego.

W zależności od stosowanych rozwiązań technicznych mogą być również wykorzystywane pliki cookies związane z analizą ruchu na stronie oraz działaniami marketingowymi.

Wykorzystywanie plików cookies, które nie są niezbędne do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika, wymaga uprzedniego uzyskania odpowiedniej zgody, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Szczegółowe informacje dotyczące rodzajów plików cookies, okresów ich przechowywania oraz możliwości zarządzania zgodami powinny być udostępniane w polityce cookies sklepu internetowego.

11. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych

Wszelkie pytania dotyczące przetwarzania danych osobowych, a także żądania związane z realizacją praw wynikających z RODO, można kierować bezpośrednio do Administratora:

Protocycles s.r.o.
Družstevní 248, Čekanice
390 02 Tábor
Republika Czeska

E-mail: info@protocycles.com
Telefon: +420 774 074 573

Kontakt w języku polskim: piotr@protocycles.com

Administrator rozpatruje wnioski dotyczące danych osobowych bez zbędnej zwłoki, co do zasady nie później niż w terminie miesiąca od ich otrzymania, z możliwością przedłużenia terminu w przypadkach przewidzianych w art. 12 RODO.

12. Postanowienia końcowe

Administrator zastrzega sobie możliwość aktualizacji niniejszych zasad przetwarzania danych osobowych w przypadku zmian przepisów prawa, sposobu funkcjonowania sklepu internetowego lub zakresu świadczonych usług.

Aktualna wersja dokumentu jest udostępniana na stronie internetowej Protocycles.

Niniejsze zasady mają zastosowanie do przetwarzania danych osobowych klientów i użytkowników sklepu internetowego prowadzonego przez Protocycles s.r.o.